5 Tools, die unsere Arbeit erleichtern

laura.sprenger
09.08.16 | Laura Sprenger

Christoph hat es in seinem Blogbeitrag ja schon erwähnt: Der Kalender ist für uns ein unabkömmlicher Wegbegleiter. Welche weiteren nützlichen Tools uns unseren Arbeitsalltag vereinfachen, habe ich hier für euch aufgelistet:


1. Asana

Asana ist ein klasse Tool für leichtes und übersichtliches Projektmanagement. Verschiedene Projekte können unterschiedlichen Kunden zugeordnet, Tasks erstellt und Teammitgliedern zugewiesen und Deadlines sowie Abhängigkeiten eingetragen werden. Das Tool schafft außerdem eine wunderbare Transparenz. Soll heißen: JedeR kann die Tasks der anderen einsehen, kommentieren, Fragen stellen – für perfektes Teamwork. Zwei weitere Highlights sind die Einbindung von externen KundInnen und mein absolutes Lieblingsfeature: Beim Erledigen eines Tasks erscheint (manchmal) ein buntes Tierchen, das dir gleich ein kleines Erfolgserlebnis verschafft.

Kosten: 0 Euro in der Basisversion für eine Teamgröße von max. 15 Personen.

crossconnect asana

2. Instagantt

Instagantt ist wie der Name schon verrät ein Gantt Chart, der dem Projektplan anhand praktischer Zeitachsen eine maximale Übersichtlichkeit verschafft. Projekte können in unterschiedliche Sprints unterteilt, Tasks einzelnen Teammitgliedern zugeordnet und Projektfortschritte einfach visualisiert werden. Über einen öffentlichen Link kann man KundInnen am Projektstatus teilhaben lassen, ohne ihnen das Recht auf Bearbeitung einrichten zu müssen. Mein persönliches Highlight: Bei Instagantt kann man ganz simpel Asana Projekte importieren. Damit sinkt der Einrichtungsaufwand gegen Null. Netter Nebeneffekt: KundInnen lieben das Tool, fühlen sich involviert und genießen die Transparenz, die es bietet.

Kosten: 0 Euro für bis zu drei Projekte. Kleiner Tipp: Wenn die Projekte über Asana angelegt wurden, kann man sie jederzeit wieder ver- und entknüpfen, um die drei gratis Projekte nicht zu überschreiten.

crossconnect instagantt jahresplanung

3. Harvest

Harvest ist wohl eher was für den Ernst des Lebens. Hier geht es um Zeiterfassung und Controlling. Da wir auf eine transparente Arbeitsweise auch unseren KundInnen gegenüber bestehen, tracken wir die verbrauchte Arbeitszeit nach MitarbeiterIn, KundIn und Projekt. So können wir am Ende eines jeden Projekts genau überprüfen, ob die veranschlagten Stunden unter- oder übertroffen wurden und das Projekt auch unter finanziellen Aspekten auswerten. Mein persönliches Highlight: Über ein Asana Plug-In lässt sich die verbrauchte Arbeitszeit pro Projekt ganz simpel ohne das Öffnen von Harvest mittracken.

Kosten: Der Spaß ist uns einiges wert. Wir zahlen pro Nutzer 12$ monatlich.

crossconnect harvest übersicht

4. Slack

Slack ist neben den Mails unser großes Kommunikationstool. Es ist so etwas wie ein Chattool, nur mit noch ganz vielen anderen Features. Da wir drei Firmen unter einem Dach sind, haben wir verschiedene Channels eingerichtet, in denen wir uns zu verschiedenen Themen austauschen. Wir sammeln im Slack relevante Branchenevents, tauschen Rezepte aus, organisieren unsere Afterwork Gatherings oder beantworten uns im 1on1 Chat Fragen. Zudem kann man Files verschicken und die Plug-Ins zu anderen Tools nutzen. Mein persönliches Highlight: „Ich brauche Schokolade, hat irgendwer Schokolade?“ – „Klar, komm zu uns (Anm.: geolad) rüber, wir haben noch welche.“ Funktioniert immer!

Kosten: 0 Euro im Basisprogramm.

crossconnect slack

5. Wöchentlicher Jour Fixe

Wir sehen uns zwar (fast) jeden Tag, aber haben trotzdem nicht immer die Gelegenheit über alles zu reden. Bei unserem wöchentlichen Jour Fixe gehen wir Kunde für Kunde und Projekt für Projekt alle offenen Punkte durch. Aufgaben werden zugewiesen, Hilfestellungen gegeben, Meinungen eingeholt und natürlich wird alles fein säuberlich zum Nachlesen (oder wenn mal jemand nicht dabei sein kann) protokolliert. Im Anschluss tragen wir alle neuen Aufgaben ins Asana ein und damit schließt sich der Kreis auch schon wieder. Mein persönliches Highlight: Einmal im Monat verlagern wir unseren Jour Fixe nach draußen und machen daraus ein Teamfrühstück.

Kosten: Unbezahlbar ;-)

crossconnect team frühstück
crossconnect jour fixe