Innovative Veranstaltungen entwickeln:

Designing.Events

Lukas.Zenk
18.07.17 | Lukas Zenk

Alleine in Österreich wurden im letzten Jahr fast 20.000 Veranstaltungen durchgeführt, an denen über 1,5 Millionen Menschen teilgenommen haben (Quelle: MIRA 2016). Doch warum nehmen eigentlich so viele Menschen an Veranstaltungen teil?

Um diese Frage (wissenschaftlich) zu beantworten, haben wir an der Donau-Universität Krems und an der Universität Wien in einem dreijährigen Forschungsprojekt unterschiedlichste TeilnehmerInnen befragt, aus welchem Grund sie bei dieser Veranstaltung teilnehmen. Aus den gesammelten Antworten, Beobachtungen und Recherchen haben wir neun Kernaktivitäten identifiziert, die im Folgenden ganz kurz aufgelistet sind:

  • Präsentieren
  • Informieren
  • Vernetzen
  • Vergleichen
  • Zusammenarbeiten
  • Experimentieren
  • Inspirieren
  • Genießen
  • „Frei-raumen“

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Foto: Austrian Convention Bureau / Hannes Grundschober

Jede dieser Kernaktivitäten beschreibt die Grundmotivation, warum Menschen an den unterschiedlichsten Veranstaltungen, von Konferenzen bis zu Firmentagungen, teilnehmen. Präsentieren bedeutet beispielsweise, dass Personen sich selbst, ihr Wissen oder ihre Organisation (re)präsentieren wollen. Vernetzen beschreibt die Aktivität des cross-connecten, also neue Kontakte kennenzulernen oder auch bereits vorhandene Kontakte im Sinne der Beziehungspflege wieder zu treffen. Und „Frei-raumen“ fasst die Motivation zusammen, den beruflichen und familiären Alltag – zumindest für einige Tage – hinter sich zu lassen, und sich frei zu entscheiden, womit man sich während der Veranstaltung beschäftigen möchte.

Wenn die Erwartungen der TeilnehmerInnen erfüllt werden, besteht eine gute Chance, dass sie mit der Veranstaltung zufrieden sind und auch die nächste Veranstaltung besuchen werden. Doch wie genau soll eine Veranstaltung designt werden, damit sie diesen Erwartungen entspricht?

Für alle Veranstaltungen sind aus unserer Sicht vor allem drei Dimensionen wesentlich: der architektonische Raum, die sozialen Formate und die eingesetzten Technologien. Mit dem Raum meinen wir beispielsweise, welche Sitz- und Stehgelegenheiten angeboten werden: Soll es eine Bühne mit Kinobestuhlung sein, kleine Projekträume oder sogar Räume, in denen man selbst die Möbel verstellen kann? Soziale Formate reichen von klassischen Präsentationen bis hin zu World Cafés, bei denen die TeilnehmerInnen von Tisch zu Tisch gehen und über bestimmte Themen diskutieren. Und die technologische Seite umfasst Funktionen, über die wir uns online registrieren können oder uns sogar andere TeilnehmerInnen aufgrund des ähnlichen Interesses empfohlen werden.

Spätestens jetzt beginnt wohl der Kopf zu rauchen, wenn man bemerkt, wie komplex eine Veranstaltung eigentlich ist und was man alles bedenken sollte, damit die TeilnehmerInnen tatsächlich zufrieden sind. Um diese Komplexität zu vereinfachen und praktisch umsetzbar zu machen, haben wir ein Kartenset entwickelt, um selbst innovative Veranstaltungen einfach designen zu können.

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Unsere entwickelte Methode heißt Designing.Events und umfasst mehr als 50 Event Cards, mit denen man alleine oder in einem Team seine Veranstaltung in drei Schritten entwickelt. Im ersten Schritt wird identifiziert, warum die TeilnehmerInnen zu der Veranstaltung gehen wollen. Im zweiten Schritt wird empfohlen, wie der Raum aufgebaut werden sollte, welche sozialen Formate passend sind und welche Technologien unterstützen können. Und im dritten Schritt wird ein visuelles Design erstellt, um einen Überblick über das Event zu bekommen und auch KundInnen davon zu erzählen.

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Bei Interesse kann eine Box mit allen Karten und dem Buch auf der Website bestellt werden. Dort sind auch die Vorträge und Workshops aufgelistet, bei denen die Methode praktisch trainiert wird.