Teil 2

Time Management

Der Spaziergang auf dem kritischen Pfad
laura.sprenger
29.08.17 | Laura Allan

Seit meinem letzten Blogbeitrag zum Thema Projektmanagement ist einige Zeit vergangen. Das war nicht so geplant, aber der Workload hat es leider nicht anders zugelassen. Vielleicht lag es auch einfach daran, dass ich andere Prioritäten hatte, oder aber an meiner schlechten Zeiteinteilung. Womit wir auch gleich beim heutigen Thema wären: Time Management.

Jeder unserer Tage unterliegt einem teils selbst-, teils fremdbestimmten Ablauf. Egal ob in der Arbeit oder der Freizeit, durch Prioriätensetzung, das Management von Vorlieben, Verpflichtungen etc. versuchen wir diesen für uns so angenehm und produktiv wie möglich zu gestalten. Die Zeitpläne anderer werden zwangsläufig Teil unseres Tagesablaufs und Prioritäten von Menschen im direkten Umfeld kollidieren schon mal mit unseren eigenen.

Damit so etwas nicht in unseren Arbeitstag einfließt und wir unsere Projekte möglichst frei von Konflikten bewältigen können, erarbeiten wir zum Start jedes neuen Auftrags einen Zeitplan. Ausgehend vom gewünschten Abschlusstermin und frühesten Starttermin, planen wir einzelne Steps, Ressourcen und Abwesenheiten ein, definieren Milestones und einen kritischen Pfad und stimmen diesen Plan im Anschluss mit dem gesamten Projektteam (inkl. Auftraggeber) ab. Dieser Plan ist dann für alle Parteien verbindlich und wir gehen Notfalls durchs Feuer, um ihn auch einzuhalten.

Time Management Meme

Was ist also Time Management?
Zeitmanagement ist der notwendige Prozess, um eine zeitgerechte Fertigstellung eines Projekts zu gewährleisten.

Um ein erfolgreiches Time Management durchzuführen, muss man zunächst die spezifischen Aktionen identifizieren, die notwendig sind, um das Projekt abzuschließen. Idealerweise verstaut man diese Aktionen dann in Arbeitspaketen, die aufeinander aufbauen und schrittweise ausgeführt werden. Wir bei crossconnect verwenden dazu gerne Gantt-Charts, weil sie einen guten Überblick bieten und auch Milestones, Ressourcenplanung sowie den Fortschritt abbilden. Hängen unterschiedliche Tasks voneinander ab, so kann man daraus den kritischen Pfad ableiten. Der kritische Pfad gibt jene Elemente an, die keine zeitlichen Reserven haben. Das bedeutet, dass alle Aktionen, die auf dem kritischen Pfad liegen pünktlich fertig gestellt werden müssen, da sich sonst die geplante Projektdauer erhöht.

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Instagantt ist eines von vielen hilfreichen Tools, um den Zeitplan zu visualisieren

Das gehört zu einem erfolgreichen Time Management:

  • Projekte ausführlich konzipieren
  • Jeden einzelnen Task bedenken und den Zeitaufwand abschätzen
  • Ressourcen zuordnen und auch Abwesenheiten von Projekt Stakeholdern bedenken
  • Abhängigkeiten zu Ressourcen planen und integrieren
  • Mögliche Risiken erkennen und ausräumen bzw. einplanen
  • Permanent den Fortschritt kontrollieren und dokumentieren
  • Transparente Kommunikation mit allen Stakeholdern
  • Puffer-Zeiten einplanen – wichtig: puffern und nicht „padden“, denn die Ressourcen sollten nicht länger verplant sein, als unbedingt notwendig

Eine gute Planung ist das Stichwort, aber natürlich gibt es bei jedem Projekt immer einige Dinge, die nicht planbar sind. Krankheiten, Verzögerungen bei Zulieferern, Schwierigkeiten im Freigabeprozess etc. Womit wir auch schon zum Thema Risk Management kommen, aber dazu vielleicht das nächste Mal, wenn die Zeit es zulässt ;-)

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